Categoria: Viagens Corporativas

Se a sua empresa oferece aos colaboradores viagens corporativas, você certamente sabe o quanto é imprescindível investir em ferramentas e estratégias para que elas ocorram da melhor maneira possível. 

A empresa que destina parte de seus recursos para este fim consegue garantir um resultado mais satisfatório, além de conseguir diminuir consideravelmente a possibilidade de contratempos relacionados a isso. 

Neste contexto, podemos afirmar que o self-booking corporativo se tornou uma grande tendência, além de um importante aliado para as empresas. 

O self-booking é uma plataforma digital voltada às viagens corporativas, que permite realizar todos os passos por meio dela, contemplando desde o planejamento ao check-out. 

Esta ferramenta otimiza o processo de viagens ao dar mais autonomia para o colaborador que vai viajar, eliminando assim o tempo gasto com trocas de mensagens entre funcionários, empresa e agência de viagens.

Por meio dela é possível que sejam feitas as reservas, compra de passagens, reserva de acomodações, locação veículo, além de todas as outras ações relacionadas à viagem por meio de um software que concentra várias funcionalidades em um único lugar. 

Assim a gestão de viagem fica mais fácil, pois atende todas as exigências da empresa, suas políticas de viagens corporativas, fazendo a prestação de contas por meio de relatórios e troca de dados de maneira segura.

Vale ainda destacar que esta ferramenta proporciona a empresa a oportunidade de economizar, uma vez que por meio dela é possível realizar a cotação dos melhores preços, oferecendo o melhor custo-benefício. 

O self-booking corporativo pode ainda ser regulado por uma agência de viagens, entretanto a maioria das decisões e aquisições seguem dentro da própria empresa. Sendo assim, a agência estará disponível para quando se fizer necessária, mas deixa de ser uma parte fundamental do processo de organização das viagens corporativas.  

Vem para a CEO Travel!

A CEO Travel é uma agência de viagens corporativas que oferece soluções completas para gestão de viagens. 

A agência investe em tecnologia de ponta, oferecendo um sistema completo que garante autonomia aos viajantes na pesquisa, comparação e emissão de passagens aéreas, hospedagens e locação de veículos, tudo alinhado à política de viagens parametrizadas no sistema de gestão da CEO Travel. Além de maior controle e redução de despesas com viagens corporativas.

A CEO Travel também conta com uma equipe altamente qualificada com atendimento emergencial 24h/7, dando todo suporte necessário ao viajante do começo ao fim da jornada.

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Você sabia que, de acordo com o levantamento da Fraud Magazine sobre panorama nos casos de viagens corporativas, as fraudes cometidas no processo de reembolso das viagens representam quase 15% do total de fraudes dentro de uma empresa?

Analisando este percentual, saber como reduzi-lo durante o processo de reembolso é fundamental para evitar o desperdício de recursos que poderiam ser utilizados para outras finalidades, incluindo o aperfeiçoamento das políticas de reembolso. 

 Antes de entender de que forma proteger a empresa de eventuais fraudes no processo de reembolso, é preciso conhecer algumas práticas muito comuns adotadas pelos colaboradores. Confira: 

– Reembolso de itens usados para fins pessoais como bebidas alcoólicas ou cigarros, além de estadia em hotéis que exceda às finalidades da viagem corporativa;

– Despesas que nunca aconteceram, como taxas de inscrições, passagens aéreas que foram canceladas e outros custos “inventados”.

– Reembolsos por produtos que sequer foram comprados; 

– Reembolsos mediante falsificação de despesas ou superfaturamento como corridas de táxi, por exemplo;

– Reembolso por despesas que não estão dentro da política de viagens da empresa;

– Alega ter dado “gorjetas” com valores maiores do que o autorizado na política de viagens da empresa;

– Reembolso após ter escolhido opções mais caras do que era necessário para a viagem, como aluguel de limusine ao invés de fazer uso de táxi ou app de mobilidade, acento na primeira classe, quando na executiva seria mais em conta, entre outros;

– Aumentar falsamente o valor das despesas para obter ganho pessoal com a diferença de valores.

Depois de conhecer alguns exemplos de fraudes comumente adotadas por profissionais durante uma viagem corporativa, confira algumas medidas que podem reduzir as fraudes com reembolsos da organização:

Adote uma boa política de reembolso

Curiosamente, quando nos referimos a política de reembolsos, nem sempre as fraudes acontecem por conta de má fé dos funcionários. Isto pode ocorrer por eles acreditarem que certas despesas deveriam ser reembolsadas e, por isso, solicitam o reembolso de forma indevida.

Para evitar, então, que isso venha ocorrer, é fundamental que a empresa conte com uma política de reembolso de acordo com cada tipo de viagem corporativa.

Além disso, institua um processo eficiente, com toda a descrição de sua política. Adotando estas práticas, o colaborador saberá exatamente como proceder, diminuindo erros e eventuais brechas para fraudes propositais. 

Realize periodicamente auditorias de controle

A segunda medida sugerida como forma de diminuir as fraudes de uma empresa é realizando auditorias periodicamente em todo o processo de solicitação de reembolso feito pelos profissionais. 

Esta prática é importante uma vez que ela tem como finalidade verificar se os procedimentos são realizados corretamente. 

Definindo esta prática, é possível identificar se as fraudes estão ocorrendo, coibindo que elas aconteçam antes causem sérios prejuízos financeiros para a organização. 

Por fim, de forma indireta, esta medida também deverá inibir qualquer outro tipo de comportamento fraudulento por parte dos colaboradores uma vez que eles saberão que podem ser identificados.

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Como manter uma boa gestão de viagens corporativas?

Não é de hoje que viajar se tornou um investimento financeiro eficiente para que as empresas conquistem novos investidores uma vez que, nada impacta mais do que um encontro presencial com aquele que pode vir a ser cliente.

Para que isso ocorra, entretanto, é preciso que a empresa conte com uma boa gestão de viagens corporativas que seja capaz de proporcionar um resultado satisfatório no aspecto financeiro da empresa, para os colaboradores e novos parceiros. 

Um passo importante é organizar a empresa de acordo com as suas características e necessidades. Se o porte da empresa for pequeno é preciso atentar para que a combinação de um número limitado de funcionários a um plano de viagem mau estruturado não coloque em risco o orçamento do negócio.

Um plano de viagens abrangente se concentra na consolidação, conformidade, flexibilidade e transparência, e pode ajudar a empresa a fazer negócios de uma maneira mais organizada, produtiva e econômica.

Além disso, entre os objetivos de um bom plano de gestão de viagens corporativas estão os reembolsos de despesas de viagem, controles de gastos e da representação dos profissionais em relação ao papel que desempenham como representantes da empresa.

Confira como manter uma boa gestão de viagens corporativa:

Mantenha sua política de viagens bem estruturada

Como não poderia deixar de ser, a política de viagens corporativas é, basicamente, o carro chefe para se contar com uma gestão de viagens bem-sucedida. Uma vez que ela é clara, não haverá prejuízo. A viagem ocorrerá de forma mais hábil. 

Desta, defini-la de forma antecipada é fundamental para assegurar o sucesso da viagem e sua gestão. 

Não deixe de atentar quanto a prestação de contas e a sua importância. Todo cuidado sobre as etapas da viagem é necessário para manter a clareza de todos os passos dados e evitar conflitos na checagem dos gastos.

Tenha bem definidas as regras de reembolso

Como já mencionado anteriormente, a questão financeira é parte fundamental. Logo, todos os gastos precisam fazer parte da realidade da empresa e dos colaboradores.

Desta forma, o reembolso precisa atender as possibilidades, para que a companhia não quebre.

Gastos adicionais durante a viagem são inevitáveis, destas forma, instrua os colaboradores sobre as limitações da empresa em relação a esta questão. 

Tecnologia pode ser um importante aliado

Com um mundo cada vez mais tecnológico, seria um desperdício a empresa não fazer uso de novas ferramentas como aliada. Uma destas ferramentas é automatizar  o que for possível na gestão de viagens. 

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