Quando se trata de proporcionar uma experiência para líderes empresarias, planejar o evento que tornará esse momento possível requer uma organização extremamente detalhada e criteriosa. Afinal de contas, o objetivo de uma ação como esta é eternizá-la na memória dos participantes, não é mesmo?

Por se tratar de um público bastante exigente, todos os detalhes que envolvem um evento corporativo precisam ser programados de forma que eventuais problemas e imprevistos sejam evitados e é justamente para esta finalidade que existe o Check-list de evento corporativo.

Com um check-list de evento bem estruturado é possível avaliar tudo o que precisa ser fetio, além daquilo que já foi executado, permitindo uma melhor administração e utilização dos recursos que foram disponibilizados para a realização do evento.

Todo bom check-list deve considerar desde o item mais básico até os mais complexos, o que inclui, entre outras, a elaboração do conteúdo programático.  

De forma suscinta, esta lista é essencial para todo e qualquer evento uma vez que, sem ela, os realizadores correm um sério risco de “deixar algo importante passar” o que pode acarretar em ter que lidar com problemas que provavelmente poderiam ter sido evitados.

Quer saber o que realmente não pode ficar de fora do seu check-list para que você realize um evento corporativo? Continue a leitura e conheça quais itens são indispensáveis.

 Dados principais do evento

Os primeiros tópicos de qualquer check-list são as informações que guiarão a execução de todo evento corporativo. Defina o tipo de evento, nome (de preferência que seja de fácil compreensão), a descrição geral, local, datas e os horários são o ponto de partida suficiente para planejar, divulgar e executar o evento.

Público Participante

Todo evento corporativo é realizado com base em uma estimativa limitada de pessoas, seja por questões de divulgação ou de demanda. Para evitar problemas, leve em conta a relação entre a capacidade máxima de onde o evento será realizado, a circulação do público pelo local e o serviço suficiente para atendê-las. 

Organização

Um bom check-list de evento corporativo apresenta a composição completa da equipe necessária para o evento. Implemente algum tipo de identificação que facilite o acesso dos profissionais que estão na organização. Este procedimento é importante a fim de se munir de eventuais ausências por quaisquer motivos.

Programação do Evento

Com a estrutura do evento já definida, organize atividades que possam compor a programação com uma atração especial, por exemplo. Considere ainda um momento para trocar de experiência e convivência entre os participantes como um coffee-break. 

Infraestrura 

 Não deixe de relacionar no seu ckeck-list uma relação dos espaços do evento, maquinários e materiais obrigatórios para o andamento do evento corporativo. 

Na hora da contratação, não deixe de confirmar com os fornecedores se eles têm disponibilidade para atendê-lo e, da mesma forma que na equipe, tenha opções em caso de incidentes inesperados. 

Dica importante: no dia anterior ao evento, faça o teste de todo o equipamento quantas vezes for possível para se certificar de que tudo estará em pleno funcionamento no dia seguinte.

Alimentação

Este é um tópico imprescindível em um bom check-list de eventos corporativos. Ao definir quais tipos de alimentos e bebidas que serão oferecidos aos participantes, considere a facilidade de acesso e consumo. Como as pessoas geralmente interagem em eventos como este estando de pé, fuja de pratos que exijam talheres, por exemplo.

Cerimonial

Outro importante assunto para estar inserido no seu check-list é a composição de todo o cerimonial do evento já que é ele quem vai ditar todo o ritmo e sequência da programação incluindo a apresentação das atrações.

Comunicação do evento

No seu check-list de evento corporativo não pode faltar o chamado “save the date”, pois é ele que garantirá, antecipadamente, um espaço na agenda dos seus convidados.

A divulgação deve começar assim que as primeiras informações forem definidas. Envie o convite aos participantes e lembre-se que a campanha de divulgação precisa se basear na comunicação corporativa da empresa.

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