Entenda o que é uma agência de viagens corporativas, como funcionam e quais as vantagens para sua empresa ao contratar esse serviço.
Uma situação muito comum em uma empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte é a necessidade de viagem de seus funcionários, não é mesmo?
Estas viagens podem ocorrer por diversos motivos: reunião com fornecedores, prospecção de clientes, congressos, feiras e eventos do segmento, ou simplesmente um incentivo aos seus colaboradores.
Apesar da pandemia, muitos encontros presenciais ainda são essenciais para impulsionar certos negócios, apesar de a revolução tecnológica estar presente nas corporações, possibilitando a realização de reuniões virtuais.
Como nem todas as empresas contam com um departamento responsável por planejar cada viagem, o que acontece é que, quando há essa necessidade, nem sempre esse planejamento é eficiente como deveria.
E, é exatamente neste contexto que surgem as agências de viagens corporativas.
Como funciona esse tipo de empresa?
Também chamadas de Travel Management Companies, as agência de viagens corporativas são empresas especializadas em gerir as políticas de viagens de seus clientes.
Seu papel é ir muito além da simples compra de passagens aéreas e reservas de hotéis, pois compete a elas auxiliarem o cliente a compreender todo o cenário da viagem, além de resolver detalhes relacionados a ela.
A agência, portanto, trabalha para proporcionar a melhor experiência nas viagens de seus clientes, de forma que eles obtenham sucesso em seus objetivos, além da redução de seus custos.
Outro atrativo desse segmento é que algumas agências já trabalham na implementação de ferramentas tecnológicas e soluções que facilitam ainda mais os processos internos das empresas.
Por meio destas ferramentas é possível, por exemplo, acompanhar cada etapa do processo de planejamento e execução das viagens corporativas.
Para que isso seja possível, o consultor da TMC precisará entender o trabalho da empresa cliente, bem como suas necessidades e seus processos gerenciais.
Dessa forma, serão traçadas todas as diretrizes para que cada viagem seja realizada com sucesso, atendendo aos anseios e expectativas dos clientes.
Responsabilidades dos gestores de viagens corporativas
- Garantir o controle e acompanhamento de custos;
- Auxiliar no desenvolvimento e definição das políticas de viagem;
- Negociar reservas de hotel, transporte aéreo e terrestre do (s) funcionário (s);
- Controlar o orçamento dos gastos das viagens;
- Sugerir roteiros turísticos como parte recreativa da viagem;
- Reservar passagens e hotéis por meio de plataformas self-booking;
- Fornecer toda a assessoria de que o (s) funcionário (s) precisem durante a viagem;
- Produzir relatórios e planilhas de gastos para os diretores e acionistas, com foco em redução de custo e melhoria contínua;
Quais as vantagens?
Eficiência à empresa
A experiência dos profissionais de uma agência de viagens corporativas permite a eles serem mais eficientes na resolução de questões burocráticas.
Isso possibilita à empresa economizar tempo, pois não é necessário que os colaboradores percam horas e dias pesquisando, passagens aéreas, salas de reunião para aluguel, hotel, transporte, sobretudo qualquer outro serviço relacionado a viagem.
Garantia de um acesso mais fácil e controle dos processos
Com o uso da tecnologia, é possível acompanhar todos os processos que envolvem uma viagem em tempo real durante a própria viagem.
Detalhes sobre despesas que estão sendo feitas com o cartão corporativo ajudam, por exemplo, a realizar ajustes e correções em caso de problemas principalmente.
Dessa forma, evita-se desperdícios e gastos desnecessários.
Economia à empresa contratante
Contar com uma agência sólida em seu mercado permite uma negociação especial junto aos hotéis, as companhias aéreas e as locadoras de veículos o que um cliente apenas com o seu volume em viagens não conseguiria.
Nesse sentido, há primordialmente redução de custos em todo o processo de gestão das viagens corporativas, garantindo maior economia ao contratante.
As tarifas negociadas a princípio é uma das vertentes de economia, gerenciar o processo como um todo, transformando as viagens e os controles de orçamento em um processo on-line, treinar os viajantes com as melhores práticas de segurança e de compras, gerenciar budget, entre várias oportunidades que uma agência especializada pode trazer ao seu departamento de compras e facilities.
Segurança e assistência ao viajante corporativo
Agências especializadas oferecem atendimento 24 horas aos clientes, independentemente do fuso horário do lugar em que o colaborador esteja.
Para tornar isso possível, equipes altamente capacitadas são escaladas para prestar todo o auxílio que for necessário e sanar sobretudo quaisquer dúvidas sobre os serviços, melhorando assim a experiência do cliente.
Também contando com ferramentas que possibilitam realizar todo o gerenciamento de riscos dos viajantes!
Desta forma, as pequenas e médias empresas contam com estrutura de excelência a um bom custo-benefício, conseguindo realizar a gestão adequada e a adoção de uma política de viagens para que se garanta a continuidade dos benefícios.
Com quem realizar as viagens corporativas?
A Ceo Travel é uma agência de viagens corporativas de confiança, presente no ramo de viagens corporativas há mais de 10 anos.
Uma empresa que possui expertise e vivência no segmento, disponibilizando propostas técnicas e comerciais para cada tipo de empresa, de acordo com seus objetivos, visando sempre excelência no atendimento e resultados reais em economia!
Entre em contato e saiba mais! (11) 3016-0060.
