Você sabia que, de acordo com o levantamento da Fraud Magazine sobre panorama nos casos de viagens corporativas, as fraudes cometidas no processo de reembolso das viagens representam quase 15% do total de fraudes dentro de uma empresa?
Analisando este percentual, saber como reduzi-lo durante o processo de reembolso é fundamental para evitar o desperdício de recursos que poderiam ser utilizados para outras finalidades, incluindo o aperfeiçoamento das políticas de reembolso.
Antes de entender de que forma proteger a empresa de eventuais fraudes no processo de reembolso, é preciso conhecer algumas práticas muito comuns adotadas pelos colaboradores. Confira:
– Reembolso de itens usados para fins pessoais como bebidas alcoólicas ou cigarros, além de estadia em hotéis que exceda às finalidades da viagem corporativa;
– Despesas que nunca aconteceram, como taxas de inscrições, passagens aéreas que foram canceladas e outros custos “inventados”.
– Reembolsos por produtos que sequer foram comprados;
– Reembolsos mediante falsificação de despesas ou superfaturamento como corridas de táxi, por exemplo;
– Reembolso por despesas que não estão dentro da política de viagens da empresa;
– Alega ter dado “gorjetas” com valores maiores do que o autorizado na política de viagens da empresa;
– Reembolso após ter escolhido opções mais caras do que era necessário para a viagem, como aluguel de limusine ao invés de fazer uso de táxi ou app de mobilidade, acento na primeira classe, quando na executiva seria mais em conta, entre outros;
– Aumentar falsamente o valor das despesas para obter ganho pessoal com a diferença de valores.
Depois de conhecer alguns exemplos de fraudes comumente adotadas por profissionais durante uma viagem corporativa, confira algumas medidas que podem reduzir as fraudes com reembolsos da organização:
Adote uma boa política de reembolso
Curiosamente, quando nos referimos a política de reembolsos, nem sempre as fraudes acontecem por conta de má fé dos funcionários. Isto pode ocorrer por eles acreditarem que certas despesas deveriam ser reembolsadas e, por isso, solicitam o reembolso de forma indevida.
Para evitar, então, que isso venha ocorrer, é fundamental que a empresa conte com uma política de reembolso de acordo com cada tipo de viagem corporativa.
Além disso, institua um processo eficiente, com toda a descrição de sua política. Adotando estas práticas, o colaborador saberá exatamente como proceder, diminuindo erros e eventuais brechas para fraudes propositais.
Realize periodicamente auditorias de controle
A segunda medida sugerida como forma de diminuir as fraudes de uma empresa é realizando auditorias periodicamente em todo o processo de solicitação de reembolso feito pelos profissionais.
Esta prática é importante uma vez que ela tem como finalidade verificar se os procedimentos são realizados corretamente.
Definindo esta prática, é possível identificar se as fraudes estão ocorrendo, coibindo que elas aconteçam antes causem sérios prejuízos financeiros para a organização.
Por fim, de forma indireta, esta medida também deverá inibir qualquer outro tipo de comportamento fraudulento por parte dos colaboradores uma vez que eles saberão que podem ser identificados.
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