Categoria: Gestão de Viagens

Viagens Corporativas: Os destinos mais procurados

Autor do post Por admin
Data de publicação 21 de dezembro de 2022
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As viagens corporativas são um aspecto muito presente nas empresas, principalmente naquelas que são de médio e grande porte.

Entre os principais motivos que fazem delas extremamente importantes no meio empresarial está a possibilidade de criar um relacionamento mais próximo com o cliente, o que aumenta a chance de fechamento de negócios.

Além disso, as viagens corporativas permitem a realização de eventos em outras localidades bem como estimulam a socialização de times que trabalham de forma exclusivamente remota.

Quando nos referimos à viagem corporativa vale destacar que o público não só é específico como também representa uma fatia importante no cenário econômico no Brasil. Uma vez que movimenta grande parte do fluxo de deslocamentos no território nacional.

Para se ter uma ideia, esse mercado por aqui é tão forte que nós, inclusive, já chegamos a ser considerados o líder nesse segmento dentro da América Latina.

Quer conhecer as cidades mais procuradas quando o assunto é fazer negócios e descobrir o universo de fatores envolvidos na escolha de um destino? Confira neste artigo!

São Paulo

Precursora na oferta de serviços diferenciados ao público de viagens corporativas, em nada surpreende o fato de São Paulo ser a cidade mais procurada no Brasil como destino de negócios, seja para empresas nacionais, seja para estrangerias.

Vale destacar que São Paulo concentra 63% de todos os grupos internacionais que possuem sede no país. Outro dado interessante é que a cidade é a 6ª no ranking de municípios com o maior número de bilionários no planeta, segundo a Revista Forbes.

Rio de Janeiro

Sua pluralidade de ofertas de serviços e sua estrutura capaz de comportar eventos importantes para a economia do país, fazem do Rio de Janeiro mais um interessante destino quando o assunto são as viagens corporativas.

A cidade também se destaca por sua receptividade e clima diferenciados que tornam o ambiente um fator a mais para o sucesso de qualquer evento.

Outros fatores importantes a serem considerados são a sua rede hoteleira capaz de fornecer atendimento especializado para qualquer tipo de público. Some a isto suas belezas naturais que acabam se tornando um “bônus” para quem viaja ao litoral para negócios.

Brasília

Capital do país, Brasília vem logo atrás de São Paulo e Rio de Janeiro quando o assunto é destino para viagens corporativas.

Acostumada a receber grande fluxo de políticos dos quatros cantos do Brasil, a capital federal conta com uma infraestrutura excepcional para receber eventos corporativos. Seus hotéis contam com ótimos espaços para reuniões, além de salões de festa e salas de convenções, devidamente equipados.

O destino também costuma ser procurado devido a sua ampla estrutura de bares e restaurantes que são muito frequentados para happy hour corporativo.

Campinas

Localizada no interior do Estado de São Paulo a cidade de Campinas também se destaca entre os destinos de viagens corporativas. Isso se deve principalmente por sua boa infraestrutura capaz de receber encontros de negócios, além de sua proximidade com São Paulo.

Sem a badalação e a complexidade da capital paulista, Campinas tem atraído grande parte das viagens corporativas a ponto de seu hotéis terem suas áreas ampliadas para receber este tipo de cliente.

Belo Horizonte

Outra cidade com grande procura quando o assunto é viagem corporativa devido a sua ampla rede de hotéis, bares e restaurantes, Belo Horizonte está muito bem preparada para lidar com grandes fluxos de públicos variados.

Com lâmina própria, a cidade mineira conta com o Minascentro e o Expominas, dois locais com grande potencial para abrigar a realização de importantes eventos.

Recife

Quando o assunto são as viagens corporativas em busca de negócios esta lista não poderia deixar de contar com um polo como Recife para representar e muito bem o nordeste do Brasil.

Responsável por um percentual relevante como destino de negócios, Recife tem sido cada vez mais reconhecida como o Vale do Silício no Brasil e tem motivos de sobra para ser um destino promissor, com potencial para abrigar muitos eventos.

Some a este potencial o clima e as belas praias do litoral nordestino como benefícios extras, além de opções de lazer para os colaboradores que viajam para um compromisso a trabalho.

Buenos Aires

Voltando para a América do Sul, Buenos Aires, capital da Argentina, figura há muito tempo entre os principais destinos para a realização de eventos e viagens corporativas em busca de novos negócios.

Uma das grandes vantagens da cidade de Buenos Aires é o fato dela oferecer uma das melhores relações de custo e benefícios do mercado – curiosamente, se mostrando até mais em conta que algumas cidades no Brasil.

Seus hotéis de excelência e ótimos para a realização de eventos corporativos, a capital argentina oferece muitos atrativos turísticos isso sem falar nas riquezas culturais que a diferencia da maioria das rotas do turismo de negócios.

Santiago

Vizinho à Argentina, a capital do Chile, a bela Santiago é outra cidade aqui na América do Sul que está entre os destinos preferidos do setor corporativo, principalmente para os brasileiros que, em muitas das vezes também escolhem o destino para a primeira experiência de uma viagem internacional.

A cidade oferece uma excelente estrutura para o recebimento do público, é limpa, organizada, em uma rede de transporte subterrâneo eficiente, além de hotéis preparados para os encontros de negócios.

Nova York

Quando o assunto é viagem corporativa em busca de negócios, seja a lista que for, um dos grandes centros do mundo, a cidade de Nova York não pode ficar de fora!

Por este motivo, a cidade norte-americana também lidera o rol dos destinos de viagens corporativas.

Conhecida mundialmente como “a cidade que nunca dorme”, Nova York conta com uma gama incomparável de produtos, serviços, gastronomia e opções de lazer para qualquer tipo de público e, principalmente, ao corporativo.

Orlando

Outra cidade norte-americana na lista de destinos para viagens corporativas em busca de novos negócios, Orlando oferece grandes redes de hotéis e parques temáticos.

Estes atributos fazem da cidade um destino atrativo para todos os públicos, inclusive o público business.

Vem para a CEO Travel!

A CEO Travel é uma agência de viagens e eventos corporativos que oferece soluções completas para gestão de viagens e eventos.

A agência investe em tecnologia de ponta, oferecendo um sistema completo que garante autonomia aos viajantes na pesquisa, comparação e emissão de passagens aéreas, hospedagens e locação de veículos, tudo alinhado à política de viagens parametrizadas no sistema de gestão da CEO Travel. Além de maior controle e redução de despesas com viagens corporativas.

A CEO Travel também conta com uma equipe altamente qualificada com atendimento emergencial 24h/7, dando todo suporte necessário ao viajante do começo ao fim da jornada.

Para simplificar o processo de viagens corporativas da sua empresa, controlar e reduzir custos, consulte a CEO Travel e conheça o melhor sistema de gestão de viagens corporativas!

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As Tendências para Viagens Corporativas em 2023

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Data de publicação 12 de dezembro de 2022
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Quais são as tendências para as viagens corporativas em 2023?

É imprescindível ficar atento às novidades do mercado para proporcionar a melhor experiência aos viajantes. Dessa forma, o percurso e todo o decorrer da viagem – tanto nacional quanto internacional – torna-se muito mais eficiente e produtivo.

Algumas tecnologias ajudam no planejamento da viagem, outras na rotina do colaborador que está viajando, outras proporcionam o corte de gastos, gerando economia para a empresa e assim por diante.

Confira as principais tendências tecnológicas para o mercado de viagens que devem despontar em 2023!

QR Code

No início da pandemia, em meados de Abril de 2020, muitos estabelecimentos comerciais como os restaurantes, por exemplo, tiveram que se adequar e logo substituíram seus cardápios físicos por versões digitais acessadas por QR Codes.

A implementação do QR Code trouxe facilidade para o consumidor que, por meio dele, pode abrir o cardápio, fazer um pedido e até pagar a conta o que se tornou uma ótima ferramenta já que àquela altura, o contato físico virou uma preocupação a fim de diminuir o risco da disseminação do vírus.

Mesmo agora que o mundo já se acostumou com o “novo normal”, o uso deste dispositivo segue em alta e, por se mostrar prático e conveniente ele continua sendo bastante utilizado não apenas nos restaurantes, mas em muitos outros segmentos.

Desinfecção por luz UV-C

A luz ultravioleta tipo (UV-C) é bastante utilizada em locais como os hospitais e tem como objetivo desinfetar e exterminar vírus há muitos anos.

Atualmente, determinamos espaços públicos internos também passaram a contar com esse tipo de tecnologia para controlar a disseminação viral em ambientes como:

Aeroportos;

academias;

cinemas;

entre outros.

Aplicativos de mobilidade

Durante as viagens corporativas é praticamente impossível que uma companhia consiga pensar em toda a mobilidade do colaborador, não apenas em relação a compra de sua passagem aérea.

Uma forma de facilitar este processo é contando com uma plataforma corporativa eficiente que seja capaz de fazer a gestão e otimização de todos os custos de táxi, alimentação entre outros serviços.

Essa tendência tecnológica consegue trazer economia e melhor gestão para a organização, isso sem falar no fato dela ser ainda mais conveniente para o colaborador.

Dessa forma, o app pode ser utilizado para facilitar o deslocamento deste profissional entre um compromisso e outro durante a sua viagem. Alguns dos aplicativos de mobilidade que vem sendo utilizado por muitos colaboradores são:

Uber;

99;

Cabify;

LadyDriver;

Wappa;

Venuxx;

Entre outros.

Para utilizar, basta colocar o endereço de origem e destino e visualizar as diversas opções com os respectivos valores. O usuário faz a escolha, e inicia a corrida a partir do aplicativo.

Para as empresas, isso gera uma economia para as que operam com sistema de reembolso e com transporte particular do funcionário.

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Gestão de Despesas Corporativas Gestão de Viagens Viagens Corporativas

Como fazer a gestão de despesas de viagens corporativas?

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Data de publicação 6 de dezembro de 2022
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A empresa que pretende gerar economia e eficiência na prestação de contas deve estar atenta a tudo o que diz respeito a gestão de despesas e viagens corporativas.

Uma boa gestão é essencial para o sucesso de qualquer empreendimento, mas, quando o assunto é reembolso, é preciso ficar por dentro das principais tendências do mercado para aplicar na empresa.

Sem uma boa administração, a saúde financeira de uma empresa pode ser comprometida por causa de eventuais gastos desnecessários e até fraudes nos reembolsos, isso sem falar que a ineficiência neste quesito também pode gerar a insatisfação dos colaboradores.

Viajantes se estressam com processos pouco funcionais e lentos, enquanto gestores acabam sobrecarregados por pilhas de notas fiscais e relatórios. A combinação deste quadro, no final das contas acaba por comprometer o tempo e a capacidade de gerar resultados.

Por isso, entender como gerir corretamente as despesas relacionadas às viagens de negócios é necessário, seja a empresa de pequeno, médio ou grande porte.

7 passos para uma boa gestão de despesas

Para obter um desempenho melhor, é preciso que o gestor conte com as ferramentas certas. Sistemas de gestão, envolvendo tecnologia, ajudam a minimizar erros e a garantir um bom workflow.

Além destas soluções, o profissional também precisa estruturar processos consistentes e eficientes. Pensando nisso, confira uma lista com os sete passos para auxiliar a melhorar a gestão de despesas de viagens corporativas:

1. Análise de funcionário por funcionário

Para ter uma gestão de despesas de viagens eficiente e reduzir custos em viagens corporativas é preciso fazer análises regularmente.

Escolha um ou dois dias da semana para verificar se há eventuais irregularidades. Mesmo que alguns gastos possam ser esperados para os finais de semana, principalmente quando a empresa conta com o cartão corporativo, eles não devem ser comuns.

Em seguida, o gestor pode procurar por palavras-chave para identificar gastos irregulares e, se o responsável perceber que os valores estão muito altos ou “suspeitos”, alguma medida precisará ser tomada.

Quando uma boa política de cartão de crédito corporativo e reembolso, ou uma prestação de contas mais completa é implementada, a situação tende a mudar, o que inclui a diminuição de fraudes, desperdícios de dinheiro e os resultados da diminuição de despesas se tornam mais significativos.

2. Organize as viagens de forma antecipada

Administrar viagens a trabalho está ligado à gestão de despesas. Desta forma, essa responsabilidade é fundamental e precisa ser pensada cuidadosamente uma vez que, quando negligenciada pode gerar gastos altos e totalmente desnecessários.

Fazer um bom planejamento de viagens corporativas é uma forma de diminuir as despesas de deslocamentos de negócios. Quando deixado para última hora, os hotéis e passagens tendem a ficar mais caros, muitas vezes sem custo-benefício.

Outro fator que pode gerar gastos são as muitas escalas que podem aumentar as chances de extravio de bagagem, isso sem falar que a hospedagem pode ser em local perigoso da cidade.

Quando programada e com antecedência, a viagem pode ser mais econômica, sem que seja necessário abrir mão do conforto e bem-estar para os colaboradores.

3. Conte com um workflow eficiente

Quando o processo de aprovação de reembolso de despesas é moroso, isso pode acumular o trabalho dos gestores. Quando isso acontece, muitas devolutivas acabam ocorrendo de uma só vez, o que aumenta a possibilidade de erros e valores passarem despercebidos.

Uma forma de evitar que isso ocorra é justamente contar com um workflow de aprovação eficaz. Quando ele é rápido, o responsável não fica sobrecarregados e os colaboradores ficam satisfeitos.

4. Adote uma política com teto de gastos

Outro passo importante é definir um limite para viabilizar a diminuição de gastos. Quando se fala em despesas corporativas ou viagens, imprevistos são inevitáveis, mas a maioria é recorrente.

O colaborador que viaja não pode ter a sensação de que os recursos são ilimitados e que com isso ele pode gastar o que bem entender. Quando não há limite de teto isso pode acarretar reembolsos e diárias de viagem descabidas que, com certeza, comprometerão os cofres da empresa.

Uma forma de definir esse teto é conferir o quanto foi gasto em deslocamentos passado para chegar a um valor aproximado. Com estas informações é possível checar a média de gastos a fim de se definir um valor que estimule o funcionário a ponderar gastos e economizar.

5. Formalize as políticas financeiras

Quais despesas de viagem podem e não podem ser reembolsáveis? Por mais simples que essa pergunta seja, quando uma empresa não é clara sobre o que a ela pode, ou não, ressarcir ao colaborador, isso pode gerar complicações desnecessárias.

Quando há política de viagens corporativas, entretanto, isso gera uma padronização do deslocamento do funcionário, desde a compra de passagens até a prestação de contas. Isso leva o colaborador a fazer reservas com antecedência, gerando economia.

Quando todo o time conhece a política interna, a redução de custos é menos complicada e os atritos menores ainda.

6. Conscientize os seus colaboradores

Se a equipe não entende a importância de reduzir custos, é preciso que ela seja instruída, seja pelo responsável financeiro ou pela equipe de RH. Além disso, documentos como política de viagens e de reembolso precisam acessíveis.

Quando os colaboradores possuem estes dados eles sabem aquilo que é e não é reembolsável e em quais condições isso é permitido. Este tipo de medida evita gastos desnecessários isso sem falar no descumprimento das regras da empresa.

7. Automatize os seus processos

Para contar com uma gestão de despesas eficiente é imprescindível contar com a tecnologia. Ao automatizar os processos, os gestores economizam tempo e podem se concentrar em tarefas que podem trazer receita.

A construção de relatórios ou checagem de informações para análises são dois exemplos de atribuições demoradas. Se o tempo gasto com elas fosse cortado, a entrega de resultados seria maior.

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Gestão de Despesas Corporativas Gestão de Viagens

Dicas para simplificar a gestão de despesas corporativas

Autor do post Por admin
Data de publicação 6 de outubro de 2022
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A experiência vivenciada pela humanidade em função da pandemia resultou em uma profunda mudança, tanto na rotina, quanto na questão econômica de muitas empresas de praticamente todos os segmentos de atuação.

Em função disso, um novo fluxo de trabalho surgiu e, entender melhor a importância de se implementar uma boa gestão de despesas de viagens corporativas, se tornou imprescindível para a construção de um bom planejamento para o seu negócio.

Retomada a rotina, agora ao que passou a ser chamado de “novo normal”, as viagens a negócio voltaram a ser fundamentais, assim como os congressos e eventos, além das viagens a captação de novos clientes e investidores.

Dentro deste contexto, as viagens a trabalho fizeram com que muitas empresas voltassem a investir de forma agressiva e progressiva a fim de recuperar o tempo perdido.

Investir, no entanto, não é suficiente se junto com o aporte financeiro as empresas não adotarem uma boa gestão de viagens corporativas que possa reduzir custos durante o planejamento das viagens que só é possível com uma política eficaz de controle de gastos.

Adotando esta prática, a empresa consegue ainda diminuir consideravelmente eventuais problemas bem como atrasos dos seus colaboradores referentes ao embarque, desembarque e reembolso de despesas.

Estas medidas ainda são a melhor forma de garantir que as coisas corram conforme o planejado de modo que os profissionais cumpram com seus objetivos, sem extrapolar nos gastos ou ainda praticarem qualquer tipo de fraudes no reembolso.

Como simplificar a gestão de despesas e viagens corporativas?

Estabeleça uma política de viagens

Definir uma política de viagens corporativas é o primeiro passo para padronizar os processos que visam reduzir custos. Adotando essa prática é possível deixar as normas mais claras para que os colaboradores reservem suas viagens atentos aos prazos.

Desta forma, é fundamental padronizar os métodos e prazos dentro da sua gestão de despesas e viagens corporativas definindo as classses de voos, categoria de hotel, além do transporte que será utilizado no deslocamento.

Outra dica importante é estabelecer os prazos máximos das reservas de hospedagens e das passagens aéreas.

Conheça todo o fluxo financeiro da sua empresa

O próximo passo para que a empresa conte com uma boa gestão de despesas e viagens corporativas é conhecer muito bem todo o fluxo financeiro da sua empresa.

Uma forma de viabilizar isso é adotando:

1. Bom planejamento financeiro;

2. Indicadores mais detalhados contendo todas as despesas;

3. Cortar eventuais gastos que sejam considerados supérfluos.

O planejamento é o responsável por organizar os recursos da sua empresa. Por meio dele, é possível esquematizar as despesas, bem como todos os investimentos a curto, médio e longo prazo.

Já no que diz respeito aos indicadores, eles possibilitam que o gestor tenha uma visão mais detalhada do setor financeiro o que lhe dará um norte se a empresa está realmente seguindo o planejamento que foi adotado para esse fim.

De posse de todas estas informações, fica muito mais fácil realizar, caso seja necessário, corte dos chamados gastos supérfluos ou despesas desnecessárias.

Otimize a gestão de gastos

Você sabia que é possível monitorar o quanto uma empresa economiza e quanto deixou de economizar? Pois bem, isso é possível e o melhor de tudo é que existem agências especializadas em gestão de despesas com viagens corporativas.

Essas agências, como a CEO Travel, contam com sistemas de monitoramento que mostram de forma detalhada todos os gastos despendidos por cada profissional, bem como se a política de viagens adotada pela empresa foi respeitada pelo funcionário.

Outra forma de otimizar a gestão de gastos é por meio de ferramentas fornecidas por estas agências que permitem bloquear as compras sempre que o colaborador desrespeitar as políticas da empresa.

Estruture uma política de reembolsos

Uma forma eficiente de simplificar a gestão de despesas corporativas de qualquer empresa é estruturando uma política de reembolso.

Este processo deve englobar, entre outras coisas, a padronização do envio das notas fiscais para prestação de contas e solicitação de reembolso, informando os motivos, incluindo o hotel, a alimentação e o transporte, além dos dados completos do colaborador.

Com essa metodologia, a empresa consegue estabelecer um processo eficiente, rápido e assertivo para o controle de reembolsos, mas também evitar erros e desperdícios de recursos.

Contrate um seguro viagem

Outra forma de simplificar a gestão de despesas e viagens corporativas é contratando um seguro de viagem. Independentemente da duração e do destino, assim como das atividades que serão desempenhadas, é imprescindível garantir a segurança dos seus colaboradores.

Estabeleça limites de gastos

Por fim, outra forma de simplificar a gestão de despesas da sua empresa é estabelecendo aos colaboradores um limite de gastos. Essa estratégia pode ser aplicada em praticamente todos os setores e para finalidades, como:

– Passagens aéreas;

– Hospedagem em hotéis;

– Alimentação;

– Deslocamento;

– Quilometragem.

Para estabelecer limites de gastos, é fundamental que a empresa faça uma pesquisa, coletando os valore médios para cada um destes processos. Fazendo isso, é possível controlar de forma mais eficiente o orçamento da companhia.

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Hospedagem Corporativa: Dicas para escolher a melhor opção

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Data de publicação 3 de outubro de 2022
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Quando o assunto é viagem corporativa, o primeiro passo é viabilizar a aquisição das passagens aéreas. No entanto, os custos que envolvem este compromisso profissional vão muito além disso.

A hospedagem corporativa é um fator crucial e ela pode possibilitar ao colaborador desfrutar de uma boa experiência. No que diz respeito ao local, vale destacar que deve ser criterioso para não causar um custo elevado para os cofres da empresa.

No planejamento, o gestor responsável por definir os detalhes da viagem, precisa considerar, entre outras coisas, qual será o tipo de acomodação, os custos, a localização, o tempo de permanência, entre outros pontos para que o objetivo seja cumprido.

Mas, mais uma vez, o objetivo principal é evitar despesas desnecessárias e em excesso, além de manter a segurança e o conforto do profissional.

Confira neste post os detalhes que você deve levar em consideração na hora de definir e escolher a hospedagem corporativa em seu ambiente corporativo:

Analise a localização antes de fechar a viagem

Este é um dos principais pontos a ser observado durante a elaboração de um bom planejamento de viagem. A dica aqui é estar sempre atento aos locais em que o viajante terá que comparecer no decorrer da viagem.

Se possível, opte por um hotel que esteja localizado próximo aos locais de compromissos. Ao adotar esta prática, por mais simples que ela possa parecer, será possível evitar gastos com transporte, e deslocamentos desnecessários, sem falar que isso permitirá a ele realizar outras atividades, otimizando o tempo.

Verifique se as acomodações ofertadas atendem à demanda

Antes de concluir a reserva, observe quais são os tipos de acomodações oferecidas pelo hotel. Opte por aquela que mais se encaixar com os padrões definidos para a viagem em particular.

Os hotéis costumam contar com diversas classificações de quartos, dentre elas: Standard, Superior, Luxo, Premium, Junior, além da suíte.

Geralmente, as acomodações menores, aquelas que oferecem apenas uma cama de solteiro costumam ser as mais utilizadas em caso de viagens corporativas com menor duração.

Por outro lado, as acomodações maiores, que podem oferecer comodidades como as encontradas em uma casa com: sofá, micro-ondas entre outras utilidades, só devem ser escolhidas quando a permanência do profissional for longa.

Planeje todos os detalhes de forma antecipada

Qualquer que seja a viagem, principalmente quando for corporativa, planejá-la de forma antecipada é uma das principais chaves para que ela seja positiva para a empresa, além de econômica.

Quando se é negligente com certos detalhes que envolve uma viagem, isso pode acarretar contratempos, dentre eles preços mais altos. Além disso, os hotéis mais interessantes para a empresa poderão não estar mais disponíveis, por exemplo.

Quando você planeja a viagem inteira com antecedência, você tem a oportunidade de escolher seguindo um planejamento e de acordo com as viabilidades da empresa. Pode ter certeza que, ao adotar esta prática, maior são as possibilidades de que tudo corra em perfeita ordem.

Uma viagem corporativa também pode oferecer benefícios

Existem serviços oferecidos pelos hotéis que não podem passar despercebidos no momento da escolha, já que eles podem tornar a permanência do colaborador mais confortável e produtiva durante a viagem de negócios.

Se não for onerar os cofres da empresa, antes de fechar a hospedagem, verifique se o hotel conta com sistema de Wifi com velocidade aceitável. Isso é muito importante já que é muito comum que reuniões onlines sejam necessárias durante a viagem.

Já o ar-condicionado e uma pequena mesa que possa ser utilizada para trabalho e para fazer as refeições, também são pontos relevantes a serem considerados.

Escolha uma boa agência de viagens parceira

Como já deve ter ficado claro até aqui, planejar uma viagem corporativa envolve uma série de detalhes, não é mesmo? Apesar de tanta coisa para se preocupar, você e o seu time não precisam dar conta de tudo sozinhos. A dica, então, para garantir o sucesso dessas saídas da empresa é trabalhar ao lado de uma agência de viagens corporativas.

Atualmente, algumas agências, dentre elas a CEO Travel é especializada em desenhar toda a trajetória de acordo com as necessidades da sua empresa e com as particularidades da viagem, seja em termos logísticos, recursos a serem empregados, tempo disponível, destino, entre outros.

Portanto, a agência de viagens pode se tronar uma importante aliada para o sucesso das suas viagens de negócio ao contribuir para que você obtenha os melhores preços, condições, hotéis e passagens.

Automatize o processo com sistema de gestão de viagens

O sistema de gestão de viagens corporativas otimiza todo o processo de viagens corporativas. Desde o planejamento das viagens até o pagamento e reembolso e a identificação de possíveis fraudes. O sistema de gestão de viagens da CEO Travel permite de maneira autônoma e simplificada a pesquisa por voos, hospedagem, transporte etc. Além de envio de comprovantes de despesas por meio de fotos, geração automática de relatório de despesas, ressarcimento dos colaboradores em tempo mais ágil e muito mais.

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Self-booking: Quais vantagens que ele oferece?

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Data de publicação 28 de setembro de 2022
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Antes de saber quais as vantagens do self-booking vale lembrar que ele se trata de uma ferramenta digital voltada à viagem corporativa, reunindo em uma só plataforma, todas as informações e processos de uma viagem, desde o seu planejamento até o check-out.

Por meio do self-booking é possível:

– encontrar os melhores preços de modo que seja atendida a política de viagem da empresa;

– reservar passagem e hospedagem, dentro do horário e período desejados;

– descobrir o tempo total de viagem; ter acesso a relatórios de viagens feitas, podendo identificar uma possível preferência de aeroportos, companhias aéreas e hotéis.

Por se tratar de uma ferramenta inovadora que modifica a forma de acompanhar a estadia de colaboradores em viagens a trabalho, o self-booking proporciona, ainda, algumas vantagens. Quer saber quais são? Confira!

Redução de custos

Qual empresa atualmente não leva em consideração esta questão? Neste quesito podemos afirmar que o self-booking economiza recursos para a corporação, uma vez que ele é programado para encontrar os melhores preços, além de dispensar a participação de intermediários, já que os colaboradores realizam todo o processo.

Opções de escolha

Outra vantagem oferecida por meio da plataforma são as alternativas disponíveis para que o profissional tenha opções para escolher aquela que mais faça sentido para a empresa de modo que política de viagens seja respeitada. Neste escopo estão contemplados os tipos de quartos, voos, roteiros de deslocamentos dentre outros.

Otimização do tempo

A utilização de forma adequada do tempo é fundamental para uma boa produtividade dos colaboradores, além de ser um dos principais propósitos de uma viagem corporativa.

Por meio do self-booking é possível que os profissionais não tenham que se ocupar com comparações em diversos sites de agência uma vez que ele traz, de forma otimizada, o passo a passo para o cumprimento da viagem.

Independência

Por fim, mas não menos importante é preciso destacar ainda que o self-booking corporativo permite que os colaboradores possam decidir as melhores datas de suas viagens. Caso surja algum imprevisto, não será necessário refazer todo o planejamento ou contratar intermediários, uma vez que esta plataforma consegue fazer todas as alterações.

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O que é Self-booking?

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Data de publicação 23 de setembro de 2022
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Se a sua empresa oferece aos colaboradores viagens corporativas, você certamente sabe o quanto é imprescindível investir em ferramentas e estratégias para que elas ocorram da melhor maneira possível.

A empresa que destina parte de seus recursos para este fim consegue garantir um resultado mais satisfatório, além de conseguir diminuir consideravelmente a possibilidade de contratempos relacionados a isso.

Neste contexto, podemos afirmar que o self-booking corporativo se tornou uma grande tendência, além de um importante aliado para as empresas.

O self-booking é uma plataforma digital voltada às viagens corporativas, que permite realizar todos os passos por meio dela, contemplando desde o planejamento ao check-out.

Esta ferramenta otimiza o processo de viagens ao dar mais autonomia para o colaborador que vai viajar, eliminando assim o tempo gasto com trocas de mensagens entre funcionários, empresa e agência de viagens.

Por meio dela é possível que sejam feitas as reservas, compra de passagens, reserva de acomodações, locação veículo, além de todas as outras ações relacionadas à viagem por meio de um software que concentra várias funcionalidades em um único lugar.

Assim a gestão de viagem fica mais fácil, pois atende todas as exigências da empresa, suas políticas de viagens corporativas, fazendo a prestação de contas por meio de relatórios e troca de dados de maneira segura.

Vale ainda destacar que esta ferramenta proporciona a empresa a oportunidade de economizar, uma vez que por meio dela é possível realizar a cotação dos melhores preços, oferecendo o melhor custo-benefício.

O self-booking corporativo pode ainda ser regulado por uma agência de viagens, entretanto a maioria das decisões e aquisições seguem dentro da própria empresa. Sendo assim, a agência estará disponível para quando se fizer necessária, mas deixa de ser uma parte fundamental do processo de organização das viagens corporativas.

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Gestão de Viagens Viagens Corporativas

Como evitar fraudes em reembolsos de viagens corporativas?

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Data de publicação 20 de setembro de 2022
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Você sabia que, de acordo com o levantamento da Fraud Magazine sobre panorama nos casos de viagens corporativas, as fraudes cometidas no processo de reembolso das viagens representam quase 15% do total de fraudes dentro de uma empresa?

Analisando este percentual, saber como reduzi-lo durante o processo de reembolso é fundamental para evitar o desperdício de recursos que poderiam ser utilizados para outras finalidades, incluindo o aperfeiçoamento das políticas de reembolso.

Antes de entender de que forma proteger a empresa de eventuais fraudes no processo de reembolso, é preciso conhecer algumas práticas muito comuns adotadas pelos colaboradores. Confira:

– Reembolso de itens usados para fins pessoais como bebidas alcoólicas ou cigarros, além de estadia em hotéis que exceda às finalidades da viagem corporativa;

– Despesas que nunca aconteceram, como taxas de inscrições, passagens aéreas que foram canceladas e outros custos “inventados”.

– Reembolsos por produtos que sequer foram comprados;

– Reembolsos mediante falsificação de despesas ou superfaturamento como corridas de táxi, por exemplo;

– Reembolso por despesas que não estão dentro da política de viagens da empresa;

– Alega ter dado “gorjetas” com valores maiores do que o autorizado na política de viagens da empresa;

– Reembolso após ter escolhido opções mais caras do que era necessário para a viagem, como aluguel de limusine ao invés de fazer uso de táxi ou app de mobilidade, acento na primeira classe, quando na executiva seria mais em conta, entre outros;

– Aumentar falsamente o valor das despesas para obter ganho pessoal com a diferença de valores.

Depois de conhecer alguns exemplos de fraudes comumente adotadas por profissionais durante uma viagem corporativa, confira algumas medidas que podem reduzir as fraudes com reembolsos da organização:

Adote uma boa política de reembolso

Curiosamente, quando nos referimos a política de reembolsos, nem sempre as fraudes acontecem por conta de má fé dos funcionários. Isto pode ocorrer por eles acreditarem que certas despesas deveriam ser reembolsadas e, por isso, solicitam o reembolso de forma indevida.

Para evitar, então, que isso venha ocorrer, é fundamental que a empresa conte com uma política de reembolso de acordo com cada tipo de viagem corporativa.

Além disso, institua um processo eficiente, com toda a descrição de sua política. Adotando estas práticas, o colaborador saberá exatamente como proceder, diminuindo erros e eventuais brechas para fraudes propositais.

Realize periodicamente auditorias de controle

A segunda medida sugerida como forma de diminuir as fraudes de uma empresa é realizando auditorias periodicamente em todo o processo de solicitação de reembolso feito pelos profissionais.

Esta prática é importante uma vez que ela tem como finalidade verificar se os procedimentos são realizados corretamente.

Definindo esta prática, é possível identificar se as fraudes estão ocorrendo, coibindo que elas aconteçam antes causem sérios prejuízos financeiros para a organização.

Por fim, de forma indireta, esta medida também deverá inibir qualquer outro tipo de comportamento fraudulento por parte dos colaboradores uma vez que eles saberão que podem ser identificados.

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Gestão de Viagens Viagens Corporativas

Como manter uma boa gestão de viagens corporativas

Autor do post Por admin
Data de publicação 9 de setembro de 2022
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Como manter uma boa gestão de viagens corporativas?

Não é de hoje que viajar se tornou um investimento financeiro eficiente para que as empresas conquistem novos investidores uma vez que, nada impacta mais do que um encontro presencial com aquele que pode vir a ser cliente.

Para que isso ocorra, entretanto, é preciso que a empresa conte com uma boa gestão de viagens corporativas que seja capaz de proporcionar um resultado satisfatório no aspecto financeiro da empresa, para os colaboradores e novos parceiros.

Um passo importante é organizar a empresa de acordo com as suas características e necessidades. Se o porte da empresa for pequeno é preciso atentar para que a combinação de um número limitado de funcionários a um plano de viagem mau estruturado não coloque em risco o orçamento do negócio.

Um plano de viagens abrangente se concentra na consolidação, conformidade, flexibilidade e transparência, e pode ajudar a empresa a fazer negócios de uma maneira mais organizada, produtiva e econômica.

Além disso, entre os objetivos de um bom plano de gestão de viagens corporativas estão os reembolsos de despesas de viagem, controles de gastos e da representação dos profissionais em relação ao papel que desempenham como representantes da empresa.

Confira como manter uma boa gestão de viagens corporativa:

Mantenha sua política de viagens bem estruturada

Como não poderia deixar de ser, a política de viagens corporativas é, basicamente, o carro chefe para se contar com uma gestão de viagens bem-sucedida. Uma vez que ela é clara, não haverá prejuízo. A viagem ocorrerá de forma mais hábil.

Desta, defini-la de forma antecipada é fundamental para assegurar o sucesso da viagem e sua gestão.

Não deixe de atentar quanto a prestação de contas e a sua importância. Todo cuidado sobre as etapas da viagem é necessário para manter a clareza de todos os passos dados e evitar conflitos na checagem dos gastos.

Tenha bem definidas as regras de reembolso

Como já mencionado anteriormente, a questão financeira é parte fundamental. Logo, todos os gastos precisam fazer parte da realidade da empresa e dos colaboradores.

Desta forma, o reembolso precisa atender as possibilidades, para que a companhia não quebre.

Gastos adicionais durante a viagem são inevitáveis, destas forma, instrua os colaboradores sobre as limitações da empresa em relação a esta questão.

Tecnologia pode ser um importante aliado

Com um mundo cada vez mais tecnológico, seria um desperdício a empresa não fazer uso de novas ferramentas como aliada. Uma destas ferramentas é automatizar o que for possível na gestão de viagens.

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Gestão de Viagens Viagens Corporativas

O que é uma política de viagens corporativas

Autor do post Por admin
Data de publicação 17 de agosto de 2022
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O que é uma política de viagens corporativas?

Toda e qualquer empresa que preze pelo controle de custos, conforto e segurança de seus colaboradores precisa contar com uma política de viagens corporativas.

Se você é dono de uma empresa precisa saber quais os custos necessários com as viagens corporativas e porque algumas podem ser mais dispendiosas que outras.

Quando a organização não possui uma política eficiente, os profissionais provavelmente não sabem quanto e com o que podem gastar por não terem certeza se estes gastos serão ressarcidos.

Ter os processos de viagens corporativas bem definidos maximiza as rotinas, possibilita aos gestores controlar melhor os gastos, além de poder exigir dos colaboradores que eles cumpram com as regras.

Ainda assim, para ter êxito neste processo é necessário que estas políticas sejam parte integrante do cotidiano de quem viaja, de modo que este engajamento garanta o cumprimento das regras da empresa.

A política de viagens corporativas compreende um documento no qual são estabelecidas todas as diretrizes para o processo de viagens da empresa.

Seu principal objetivo é aumentar o compliance e o controle de custos com viagens, além de prevenir erros em registros de despesas e orientar os colaboradores quando estes estiverem em viagem ou deslocamento.

Na política são descritos os procedimentos para a realização de viagens em que os colaboradores estão representando a empresa. Desde o processo de solicitação de serviços de viagem, às normas de valores de despesas e prestações de contas.

Este tipo de documento é fundamental para que os colaboradores saibam como proceder em viagens, atendendo às demandas da companhia, que por sua vez garante sua segurança e bem-estar.

Política de despesas de viagem

Estabelecer uma política clara e justa de despesas é imprescindível para a saúde de qualquer negócio, afinal, a má gestão dos custos com as viagens, acarreta perda de recursos para a empresa.

Ao instituir uma política de viagens corporativas, a redução de custos está entre os objetivos mais importantes para os gestores.

Confira algumas formas que podem contribuir para atingir este objetivo:

Passeios adicionais

Declare que os custos de viagem cobrirão apenas os propósitos da viagem de negócios – seja para eventos, reuniões ou treinamentos.

Defina políticas para atividades adicionais das viagens, que incluem, lazer. Procure incentivar os colaboradores a fazerem uso do modo de transporte mais econômico, levando em conta o tempo de viagem programado.

Acomodação

A dica aqui é limitar o valor da diária do hotel por classificação de estrelas ou um valor por quarto. Fornecer tarifas médias de quartos em cada local e solicitar que a escolha do colaborador permaneça dentro desse intervalo é o mais indicado.

Deixe claro se a empresa também arcará com eventuais despesas com minibar, custos de Wi-Fi, etc.

Alimentação

Este item está diretamente relacionado com a cultura de cada empresa, que deve ser explícita o quanto achar pertinente com a política de refeições.

Muitas empresas acham mais fácil oferecer uma diária que cobre o café da manhã, o almoço e o jantar.

A sugestão é adotar uma política que inclua uma declaração sobre bebidas alcoólicas – geralmente para esclarecer que elas serão pagas pelo funcionário, a menos que estejam em um compromisso com o cliente.

Entretenimento

O entretenimento pode incluir comida, bebida ou qualquer outra hospitalidade. Aqui, a forma mais eficiente gerenciar estas despesas é definir um limite ou intervalo. É fundamental avisar que a aprovação gerencial será necessária para qualquer reembolso acima e superior a esse valor.

Vem para a CEO Travel!

A CEO Travel é uma agência de viagens corporativas que oferece soluções completas para gestão de viagens. A agência investe em tecnologia de ponta, oferecendo um sistema completo que garante autonomia aos viajantes na pesquisa, comparação e emissão de passagens aéreas, hospedagens e locação de veículos, tudo alinhado à política de viagens parametrizada no sistema de gestão da CEO Travel. Além de maior controle e redução de despesas com viagens corporativas.

A CEO Travel também conta com uma equipe altamente qualificada com atendimento emergencial 24h/7, dando todo suporte necessários ao viajante do começo ao fim da jornada.

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