A empresa que pretende gerar economia e eficiência na prestação de contas deve estar atenta a tudo o que diz respeito a gestão de despesas e viagens corporativas.
Uma boa gestão é essencial para o sucesso de qualquer empreendimento, mas, quando o assunto é reembolso, é preciso ficar por dentro das principais tendências do mercado para aplicar na empresa.
Sem uma boa administração, a saúde financeira de uma empresa pode ser comprometida por causa de eventuais gastos desnecessários e até fraudes nos reembolsos, isso sem falar que a ineficiência neste quesito também pode gerar a insatisfação dos colaboradores.
Viajantes se estressam com processos pouco funcionais e lentos, enquanto gestores acabam sobrecarregados por pilhas de notas fiscais e relatórios. A combinação deste quadro, no final das contas acaba por comprometer o tempo e a capacidade de gerar resultados.
Por isso, entender como gerir corretamente as despesas relacionadas às viagens de negócios é necessário, seja a empresa de pequeno, médio ou grande porte.
7 passos para uma boa gestão de despesas
Para obter um desempenho melhor, é preciso que o gestor conte com as ferramentas certas. Sistemas de gestão, envolvendo tecnologia, ajudam a minimizar erros e a garantir um bom workflow.
Além destas soluções, o profissional também precisa estruturar processos consistentes e eficientes. Pensando nisso, confira uma lista com os sete passos para auxiliar a melhorar a gestão de despesas de viagens corporativas:
1. Análise de funcionário por funcionário
Para ter uma gestão de despesas de viagens eficiente e reduzir custos em viagens corporativas é preciso fazer análises regularmente.
Escolha um ou dois dias da semana para verificar se há eventuais irregularidades. Mesmo que alguns gastos possam ser esperados para os finais de semana, principalmente quando a empresa conta com o cartão corporativo, eles não devem ser comuns.
Em seguida, o gestor pode procurar por palavras-chave para identificar gastos irregulares e, se o responsável perceber que os valores estão muito altos ou “suspeitos”, alguma medida precisará ser tomada.
Quando uma boa política de cartão de crédito corporativo e reembolso, ou uma prestação de contas mais completa é implementada, a situação tende a mudar, o que inclui a diminuição de fraudes, desperdícios de dinheiro e os resultados da diminuição de despesas se tornam mais significativos.
2. Organize as viagens de forma antecipada
Administrar viagens a trabalho está ligado à gestão de despesas. Desta forma, essa responsabilidade é fundamental e precisa ser pensada cuidadosamente uma vez que, quando negligenciada pode gerar gastos altos e totalmente desnecessários.
Fazer um bom planejamento de viagens corporativas é uma forma de diminuir as despesas de deslocamentos de negócios. Quando deixado para última hora, os hotéis e passagens tendem a ficar mais caros, muitas vezes sem custo-benefício.
Outro fator que pode gerar gastos são as muitas escalas que podem aumentar as chances de extravio de bagagem, isso sem falar que a hospedagem pode ser em local perigoso da cidade.
Quando programada e com antecedência, a viagem pode ser mais econômica, sem que seja necessário abrir mão do conforto e bem-estar para os colaboradores.
3. Conte com um workflow eficiente
Quando o processo de aprovação de reembolso de despesas é moroso, isso pode acumular o trabalho dos gestores. Quando isso acontece, muitas devolutivas acabam ocorrendo de uma só vez, o que aumenta a possibilidade de erros e valores passarem despercebidos.
Uma forma de evitar que isso ocorra é justamente contar com um workflow de aprovação eficaz. Quando ele é rápido, o responsável não fica sobrecarregados e os colaboradores ficam satisfeitos.
4. Adote uma política com teto de gastos
Outro passo importante é definir um limite para viabilizar a diminuição de gastos. Quando se fala em despesas corporativas ou viagens, imprevistos são inevitáveis, mas a maioria é recorrente.
O colaborador que viaja não pode ter a sensação de que os recursos são ilimitados e que com isso ele pode gastar o que bem entender. Quando não há limite de teto isso pode acarretar reembolsos e diárias de viagem descabidas que, com certeza, comprometerão os cofres da empresa.
Uma forma de definir esse teto é conferir o quanto foi gasto em deslocamentos passado para chegar a um valor aproximado. Com estas informações é possível checar a média de gastos a fim de se definir um valor que estimule o funcionário a ponderar gastos e economizar.
5. Formalize as políticas financeiras
Quais despesas de viagem podem e não podem ser reembolsáveis? Por mais simples que essa pergunta seja, quando uma empresa não é clara sobre o que a ela pode, ou não, ressarcir ao colaborador, isso pode gerar complicações desnecessárias.
Quando há política de viagens corporativas, entretanto, isso gera uma padronização do deslocamento do funcionário, desde a compra de passagens até a prestação de contas. Isso leva o colaborador a fazer reservas com antecedência, gerando economia.
Quando todo o time conhece a política interna, a redução de custos é menos complicada e os atritos menores ainda.
6. Conscientize os seus colaboradores
Se a equipe não entende a importância de reduzir custos, é preciso que ela seja instruída, seja pelo responsável financeiro ou pela equipe de RH. Além disso, documentos como política de viagens e de reembolso precisam acessíveis.
Quando os colaboradores possuem estes dados eles sabem aquilo que é e não é reembolsável e em quais condições isso é permitido. Este tipo de medida evita gastos desnecessários isso sem falar no descumprimento das regras da empresa.
7. Automatize os seus processos
Para contar com uma gestão de despesas eficiente é imprescindível contar com a tecnologia. Ao automatizar os processos, os gestores economizam tempo e podem se concentrar em tarefas que podem trazer receita.
A construção de relatórios ou checagem de informações para análises são dois exemplos de atribuições demoradas. Se o tempo gasto com elas fosse cortado, a entrega de resultados seria maior.
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