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Planejamento estratégico para um evento de sucesso

Para organizar um evento de sucesso é necessário um planejamento estratégico. Criando um planejamento você terá uma visão ampla de tudo que deverá ser feito para atender os objetivos e dentro do budget disponível.

E a CEO MICE ajuda você a montar seu planejamento estratégico para eventos corporativos. E é mais simples do que você imagina: Começamos claramente com uma planilha, e neste documento devemos colocar todas as informações importantes, desde nome do evento, nome dos responsáveis, data, horário, endereço, quantidade de pessoas e orçamento disponível. Além disso, é necessário detalhar esses dados para que tudo saia nos conformes.

Próxima etapa confirmar alguns dados, como a data, por exemplo, é super importante se certificar que não haverá outro evento no mesmo local, confirmar se a infraestrutura do espaço esta de acordo com a quantidade de participantes.

Estudar bem o público-alvo, pois assim permite pensar nos diferenciais que você pode oferecer neste evento. Descrever se vai ter brindes, buffet, e analisar tudo afim de evitar gastos desnecessários.

Quanto antes afinar esses detalhes no planejamento, melhor será o tempo de organizar e não correr riscos desnecessários, e assim garantimos um evento de sucesso.

Procure a CEO MICE para auxiliar no planejamento de seu evento corporativo, ele são uma oportunidade para estreitar o relacionamento com clientes, fornecedores e equipes. 

Por fim, se você quer garantir um evento corporativo bem-sucedido, podemos conversar e prever algumas soluções que irão ajudar no futuro do seu negócio. Que tal entrar em contato com a CEO MICE: [email protected] ou pelo whatsapp 55 11 95042.5181

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Como um painel retroiluminado vai reestilizar seu estande

As feiras e eventos comerciais já são ações imprescindíveis para marcas dentro do seu setor. Mas, num ambiente concorridíssimo, às vezes fica difícil disputar a atenção dos participantes no meio de tanta oferta de informação. Mas, existem alguns artifícios que podem driblar essa dificuldade, como o painel retroiluminado que, além compor a cenografia, ainda oferece destaque para o seu estande.

Composto de uma estrutura de alumínio e tecido impresso, módulos de LED são colocados por trás do tecido para oferecer uma iluminação indireta. Extremamente personalizáveis, eles permitem a impressão de qualquer arte, como os tecidos tensionados. Da mesma forma, sua estruturas de alumínio possibilitam a criação de várias formas de apresentação. Assim, você ganha espaço para a criatividade enquanto agrega valor ao seu estande.

COMO USAR?

Por ser bastante flexível na estrutura, os painéis retroiluminados podem ser usados em backlights fixos em paredes, totens, balcões, divisórias, displays e outros. Ou seja, dentro do projeto do seu estande, ele pode ser aproveitado para colocar várias ideias em prática.

Além de não oferecerem muitos limites estruturais, esse tipo de elemento também conta com o ponto positivo de ser altamente personalizável com a substituição fácil dos tecidos colocados. Isso acontece porque não se faz necessário o uso de qualquer ferramenta para essa troca, além de não apresentar risco de danificar a estrutura. Ou seja, em um próprio evento, você pode mudar a aparência do seu estande mais de uma vez.

PAINEL RETROILUMINADO – QUAIS OS BENEFÍCIOS?

O principal ponto positivo do painel retroiluminado é, claro, sua iluminação. Por apresentar spots de LED em sua estrutura, a imagem dos tecidos se torna muito mais atrativa e vibrante. Além disso, nada capta mais o olhar do público do que uma luz que se destaca em meio a uma série de espaços relativamente parecidos.

Como o sistema faz uso de painéis de LED, a durabilidade dos pontos de luz é consideravelmente maior; assim, você não corre o risco de ter uma cenografia que funciona parcialmente bem no momento de maior movimento da feira. Além disso, a luz emitida por esse sistema não emitem raios UV, preservando assim as cores originais da mídia por mais tempo. Isso significa que você poderá reutilizar o seu tecido personalizado em diferentes eventos, sempre adquirindo uma estrutura retroiluminada.

Usando um painel retroiluminado em estandes, você consegue agregar valor ao seu espaço, enquanto se destaca em meio a uma oferta enorme de informações. Tudo contando com uma estrutura altamente personalizável, prática e econômica.

Fonte: PANROTAS

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Metade dos participantes de eventos usa aplicativos para interagir durante viagens

Metade dos participantes de eventos usa aplicativos para interagir. Os participantes de eventos estão cada vez mais engajados e interessados em interagir com o conteúdo apresentado. De acordo com dados de um estudo divulgado pela Cvent.

A pesquisa mostra que 48,5% dos participantes de eventos utilizam aplicativos e realizam 34 interações por meio deles. O relatório foi feito com base em dados coletados de 2.032 eventos que usaram os aplicativos do Crowd Compass entre 1º de março e 31 de maio de 2017. Os tipos e tamanhos de eventos variaram e incluíram locais em todo o mundo

A adoção de aplicativos foi medida considerando o número de participantes que baixaram e acessaram o aplicativo, dividido pelo número total de participantes do evento.

Por fim, o engajamento foi medido pelo número de interações em um evento por meio do aplicativo. Incluindo o check-out de uma sessão, o envio de uma mensagem para outro participante ou a postagem nas mídias sociais.

Confira a seguir mais detalhes sobre a pesquisa:

  • Eventos com até 250 participantes tiveram 55% de adoção de aplicativos e 34 interações;
  • Com 250 a 500 participantes tiveram 48% de adoção e 36 interações;
  • Eventos com 500 a 750 participantes tiveram uma taxa de adoção de 46% e 36 interações;
  • Eventos com 750 a mil participantes tiveram uma taxa de adoção de 55% e 48 interações.
  • É interessante observar que os eventos que tiveram as maiores taxas de adoção de aplicativos não foram os que tiveram o maior número de interações e vice-versa. Conferências e feiras tiveram 49% de adoção e 27 interações, enquanto seminários e webinares tiveram 49% de adoção e 23 interações. Treinamentos e workshops, por sua vez, tiveram 45% de adoção e 37 interações.

Segundo o relatório, a maneira mais fácil de aumentar a adoção é ter um aplicativo para cada evento, independentemente do tamanho. A adição de recursos de segurança também é um fator de atração, aumentando a interação média em 14% e atraindo 40 interações por participante, em comparação com a média geral de 34 interações.

Outra maneira de aumentar o engajamento é incluir mais conteúdo no aplicativo, como informações sobre o evento e uma área de perguntas frequentes sobre os palestrantes e temas apresentados. Aplicativos de eventos com as mais altas taxas de adoção tinham 39 ou mais páginas de conteúdo e enviavam 18 ou mais notificações de push. Recursos de engajamento como perguntas e respostas ao vivo e pesquisas também promovem mais interação.

PORÉM, PARA AS REUNIÕES…
Provedores de tecnologia de reuniões menores como o Conference Technology Enhancements argumentam que aplicativos separados não são o futuro da tecnologia de reuniões, citando que mais da metade dos participantes de reuniões não adotam aplicativos para as mesmas.

Além disso, “Os aplicativos para reuniões têm duas grandes deficiências”, escreveu um porta-voz da empresa ao site Business Travel News. “Primeiro, a maioria dos participantes não quer baixar mais um aplicativo em seu telefone. Segundo, preparar um novo aplicativo para cada conferência requer enormes recursos”, afirmou ele.

O futuro da tecnologia de reuniões móveis estaria, então, em sites otimizados para uso móvel que incluem o conteúdo do evento, recursos interativos e de acompanhamento de participantes.

Metade dos participantes de eventos usa aplicativos para interagir – FONTE: Business Travel News

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Leia também: Porque escolher a CEO Travel?

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Reconhecimento facial pode se tornar tendência em eventos

Novas tecnologias estão surgindo no mercado de eventos corporativos, sejam para aumentar a segurança dos encontros, facilitar o processo de entrada ou medir a experiência do participante. De acordo com uma pesquisa realizada pelo site Skift, o check-in dos convidados é a parte mais trabalhosa e demorada para um organizador – 42% consideram o serviço o mais complicado.

Foi pensando nessa dificuldade que a startup americana Zenus criou um software de reconhecimento facial focado em congressos e conferências. Ele acelera a entrada do participante, evita fraudes no registro e adiciona um nível extra de segurança, garantindo que a pessoa que se inscreveu é, de fato, quem está realmente participando.

O participante se registra no site do evento e tem a opção de fazer o download de uma foto ou utilizar uma das redes sociais. Para garantir os dados, Zenus utiliza apenas imagens totalmente criptografadas que são imediatamente excluídas após a extração da geometria facial.

No momento que o participante está no evento, os meeting planners não precisam lidar com códigos QR ou checar e-mails para confirmações de registro. Por meio de tablets ou smartphones, a staff consegue ler os recursos faciais, verificar os inscritos e imprimir os crachás.

Testado em um evento em Londres, em julho, dos mais de 250 convidados presentes, 126 utilizaram o reconhecimento facial. Resultando em um processo cinco vezes mais rápido do que códigos de barras ou sistemas de QR utilizados em edições anteriores, por exemplo.

“O sistema tem mais de 99% de precisão em reconhecer os convidados de eventos de até mais de mil registrados. Para o fim do ano, pretendemos aumentar esse número para 5 mil convidados”, contou ao Skift o CEO do Zenus, Panos Moutafis.

Fonte: (PANTROTAS)

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Reconhecimento facial pode se tornar tendência em eventos

Novas tecnologias estão surgindo no mercado de eventos corporativos, sejam para aumentar a segurança dos encontros, facilitar o processo de entrada ou medir a experiência do participante. De acordo com uma pesquisa realizada pelo site Skift, o check-in dos convidados é a parte mais trabalhosa e demorada para um organizador – 42% consideram o serviço o mais complicado.

Foi pensando nessa dificuldade que a startup americana Zenus criou um software de reconhecimento facial focado em congressos e conferências. Ele acelera a entrada do participante, evita fraudes no registro e adiciona um nível extra de segurança, garantindo que a pessoa que se inscreveu é, de fato, quem está realmente participando.

O participante se registra no site do evento e tem a opção de fazer o download de uma foto ou utilizar uma das redes sociais. Para garantir os dados, Zenus utiliza apenas imagens totalmente criptografadas que são imediatamente excluídas após a extração da geometria facial.

No momento que o participante está no evento, os meeting planners não precisam lidar com códigos QR ou checar e-mails para confirmações de registro. Por meio de tablets ou smartphones, a staff consegue ler os recursos faciais, verificar os inscritos e imprimir os crachás.

Testado em um evento em Londres, em julho, dos mais de 250 convidados presentes, 126 utilizaram o reconhecimento facial. Resultando em um processo cinco vezes mais rápido do que códigos de barras ou sistemas de QR utilizados em edições anteriores, por exemplo.

“O sistema tem mais de 99% de precisão em reconhecer os convidados de eventos de até mais de mil registrados. Para o fim do ano, pretendemos aumentar esse número para 5 mil convidados”, contou ao Skift o CEO do Zenus, Panos Moutafis.

Fonte: (PANTROTAS)

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Eventos menores necessitam de atenção?

Pequenos eventos e reuniões – de dez a 50 pessoas – podem parecer simples, mas também necessitam de negociações. Escolha de local, criação de contratos, termos e condições, além de todas as decisões referentes à organização, como bebidas, alimentos e viagens dos participantes.

Em uma entrevista ao site Business Travel News, a diretora de Viagens e Eventos Globais da Estee Lauder, Jami Stapelmann, e o diretor de Procurement e Viagens da Parexel, Benjamin Park, falaram um pouco sobre o assunto, abordando algumas questões relacionadas, além de tecnologias para gerenciá-los.

Segundo Jami, as empresas não dão a devida importância aos pequenos eventos, pois os enxergam como acontecimentos de risco e valor baixos. “Como eles não são organizados por meio de um processo formal, são um pouco mais difíceis de acontecer. Pensando nisso, estamos lançando um portal para agilizar esses procedimentos, melhorar a experiência e otimizar nosso programa de viagens de negócio”, conta.

A empresa de Park também lançou recentemente uma OBT para pequenas reuniões na Alemanha, que, em breve, chegará no Reino Unido e nos Estados Unidos. Nela, os organizadores de eventos podem ver de forma on-line as opções de hotéis, além de realizar todo o processo de aprovação, contratação e pagamento. “Se o valor aprovado e os itens na fatura corresponderem ao contrato, o pagamento é liberado automaticamente”, explica o diretor.

Outra questão é a de compliance para este tipo de acontecimento. Para a Parexel, por exemplo, eventos com o valor acima de US$ 25 mil precisam passar por um processo de abastecimento. No entanto, a estratégia da empresa é deixar a política um pouco de lado e criar um sistema que as pessoas gostem de usar e não percebam que estão seguindo à risca as regras. “Se agregarmos valor, não precisamos dizer a eles as normas ou apontar violadores.“

Em relação às reservas de hotéis para os participantes, Park explica que, já que apenas 20 ou 30 quartos são fechados, a taxa de viagem transitória pode ser usada. “Com estes pequenos eventos estamos tentando fazer com que o participante fique em um dos hotéis preferenciais e use uma tarifa negociada lá, que é normalmente mais baixa que uma para sala de reuniões. Depois, é necessário apenas negociar o valor de um espaço para conferências e outras amenidades.“  

FONTE: (PANROTAS)

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