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Pequenos eventos e reuniões – de dez a 50 pessoas – podem parecer simples, mas também necessitam de negociações. Escolha de local, criação de contratos, termos e condições, além de todas as decisões referentes à organização, como bebidas, alimentos e viagens dos participantes.

Em uma entrevista ao site Business Travel News, a diretora de Viagens e Eventos Globais da Estee Lauder, Jami Stapelmann, e o diretor de Procurement e Viagens da Parexel, Benjamin Park, falaram um pouco sobre o assunto, abordando algumas questões relacionadas, além de tecnologias para gerenciá-los.

Segundo Jami, as empresas não dão a devida importância aos pequenos eventos, pois os enxergam como acontecimentos de risco e valor baixos. “Como eles não são organizados por meio de um processo formal, são um pouco mais difíceis de acontecer. Pensando nisso, estamos lançando um portal para agilizar esses procedimentos, melhorar a experiência e otimizar nosso programa de viagens de negócio”, conta.

A empresa de Park também lançou recentemente uma OBT para pequenas reuniões na Alemanha, que, em breve, chegará no Reino Unido e nos Estados Unidos. Nela, os organizadores de eventos podem ver de forma on-line as opções de hotéis, além de realizar todo o processo de aprovação, contratação e pagamento. “Se o valor aprovado e os itens na fatura corresponderem ao contrato, o pagamento é liberado automaticamente”, explica o diretor.

Outra questão é a de compliance para este tipo de acontecimento. Para a Parexel, por exemplo, eventos com o valor acima de US$ 25 mil precisam passar por um processo de abastecimento. No entanto, a estratégia da empresa é deixar a política um pouco de lado e criar um sistema que as pessoas gostem de usar e não percebam que estão seguindo à risca as regras. “Se agregarmos valor, não precisamos dizer a eles as normas ou apontar violadores.“

Em relação às reservas de hotéis para os participantes, Park explica que, já que apenas 20 ou 30 quartos são fechados, a taxa de viagem transitória pode ser usada. “Com estes pequenos eventos estamos tentando fazer com que o participante fique em um dos hotéis preferenciais e use uma tarifa negociada lá, que é normalmente mais baixa que uma para sala de reuniões. Depois, é necessário apenas negociar o valor de um espaço para conferências e outras amenidades.“  

FONTE: (PANROTAS)

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