Sistema de Gestão de Viagens Corporativas: qual a importância e os benefícios

segunda-feira dezembro 21, 2020

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Sistema de Gestão de Viagens Corporativas: qual a importância e os benefícios



Primeiramente, o mercado de viagens e eventos corporativos movimenta bilhões todos os anos. Em 2019, foram R$ 75,9 bilhões, o que representou um crescimento de 4% em relação ao ano anterior.

Estes números, divulgados no início deste ano pela Associação Latino Americana de Gestores de Viagens e Eventos Corporativas (ALAGEV), comprovam o quanto este mercado é forte economicamente.

Em algumas empresas, por exemplo, o número de pessoas e a frequência das viagens corporativas é tão expressivo a ponto destas despesas ocuparem uma parte considerável dos gastos gerais da organização.

Além disso, buscar uma significativa diminuição destes custos, sem abrir mão dos benefícios estratégicos promovidos pelas viagens corporativas, é um dos maiores desafios para os gestores.

Entretanto, diferentemente do que muitos pensam, há formas de se adequar esta equação.

Saiba porque a gestão de viagens corporativas é benéfica e tão importante para a saúde financeira e bem-estar dos funcionários da empresa.

O que é uma viagem corporativa?

Basicamente, é aquela em que o colaborador viaja em nome da empresa para a qual trabalha e possui como meta atingir os objetivos da companhia.

Compreende este trabalho: visita a clientes, sedes, alinhamentos entre equipes remotas, participação de reuniões entre outros eventos de modo a tornar o colaborador um representante da organização.

Além disso, estas viagens também ainda resultam na conclusão de acordos comerciais e novas parcerias.

Qual é a importância da gestão de viagens corporativas?

De forma fácil e compreensível, a gestão de viagem corporativa refere-se a implantação de uma política interna com o objetivo de coordenar os processos e implementação de regras e normas durante as viagens a trabalho.

A ideia é que nessa política sejam definidos os deveres e direitos, tanto por parte das companhias, quanto dos funcionários.

Além disso, com uma política de viagens eficiente, as empresas conseguem executar este planejamento com base em normas internas e fazer a coordenação e o controle de custos, além de acompanhar o cronograma de viagens.

Por fim, uma boa gestão consegue minimizar os custos além de garantir a boa saúde financeira da companhia, bem como alinhar as necessidades dos funcionários e as expectativas da empresa em termos de resultados.

Quais os benefícios da gestão de viagens corporativas?

Padronização das políticas da empresa

Antes de tudo, um importante benefício é a possibilidade de, por meio de uma plataforma poder padronizar todas as políticas da empresa. Isto significa que o sistema pode ser customizado com base nas regras da corporação.

Desta forma, é possível limitar gastos, reembolsos, modelos de tickets, aprovações ou outros. Além disso, esta sistemática mantém todos os colaboradores alinhados e evita despesas inesperadas para a organização.

Visão clara de todo o processo

Com base nesta padronização e com o auxílio de um treinamento específico, os colaboradores passam a ter uma visão clara e objetiva a respeito das metodologias da empresa no que tange as viagens corporativas.

Vale destacar ainda que, um sistema de gestão de viagens corporativas deve resultar em ações mais assertivas, sejam elas para alinhamento com clientes, vendas, contratações de novas equipes ou outro motivo.

Capacidade de controlar custos e orçamentos

Um bom planejamento permite que a empresa tenha controle total sobre os custos gerados ao negócio com a realização das viagens corporativas. Não apenas no que diz respeito a quanto se irá gastar, mas como o capital será aplicado.

Aprovações de forma mais simples

Outro benefício é o processo de aprovação. Isto porque, ao invés de utilizar programas de tarefas, e-mails, telefones ou outras formas mais burocráticas, todas as autorizações são feitas de forma simples por meio da plataforma.

Por fim, com isso os colaboradores envolvidos no deslocamento têm acesso a esses processos, como os gestores, além do próprio funcionário.

Garantia de compliance

A princípio, definido como um conjunto de práticas de conformidade adotado na empresa, compliance visa assegurar o comportamento ético e o respeito aos procedimentos legais e fiscais da empresa.

Esta prática, entretanto, pode ser difícil quando os colaboradores não estão presentes.

Ou seja, uma gestão de viagens adequada também é uma forma de assegurar um maior controle sobre a integridade dos funcionários e da organização mesmo a distância.

Otimização da rotina

Sobretudo, comportamentos e compromissos que fogem ao propósito da viagem – o que inclui festas, compras e passeios – podem ser algo comum em muitas organizações.

Esta é uma prática que pode ser custosa, comprometendo assim a eficiência, bem como a produtividade dos funcionários.

Desta forma, uma boa gestão de viagens corporativa serve, ainda, para reduzir problemas e despesas extras dos colaboradores.

Para isso, basta criar um bom roteiro, que otimize a rotina durante a viagem contribuindo, assim, na redução de gastos que não sejam necessários.

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