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Entenda por que o papel das reuniões corporativas está mudando

O papel do profissional de reuniões está mudando de educador e treinador para criador de experiências imersivas que se concentrem no desenvolvimento pessoal dos participantes. O fato foi revelado por uma pesquisa feita com 180 planejadores corporativos de reuniões na Austrália, Canadá, América do Norte e Reino Unido e conduzida pela Meeting Professionals International e pela Associação Internacional de Centros de Conferências.

Segundo o estudo, no ano passado 80% dos organizadores de reuniões se sentiram mais responsáveis por criar experiências impactantes para os participantes e consideram o envolvimento dos mesmos fundamental para alcançar o sucesso. Como principais impulsionadores dessa transformação, os organizadores citaram as novas tecnologias, que facilitam o acesso imediato à informação.

“O acesso ao conteúdo digital levou os jovens a confiarem menos nas informações que recebem dos professores e dos pais”, cravaram os autores do estudo. “Consequentemente, eles estão menos interessados em palestras e mais interessados em ter suas questões específicas abordadas. Na verdade, ajudar os participantes a encontrarem respostas será muito mais valioso do que fornecê-las. Por isso, em vez de entregar um conteúdo que pode ou não ser valioso para eles, será mais produtivo conectá-los a especialistas em assuntos de seu interesse”, afirma a pesquisa.

Os entrevistados também identificaram quatro mudanças importantes que fizeram em 2017 para capturar a atenção dos participantes:

  • Integrar novas tecnologias;
  • Oferecer mais oportunidades de interação, colaboração e estímulo;
  • Criar sessões mais curtas e rápidas para substituir apresentações de longa duração;
  • Dar mais ênfase à criatividade em oposição à produtividade.

O acesso a conexões de internet de banda larga adequadas, aplicativos móveis e tecnologias interativas no local tornaram-se de fundamental importância para as reuniões, e os participantes da pesquisa classificaram este um requisito indispensável para a criação de experiências imersivas. A demanda por engajamento acabou estimulando os organizadores de reuniões a alterarem suas opções de espaços, seus formatos de sessão e até mesmo formatos de alimentos e bebidas.

Os organizadores também relataram um aumento em eventos menores, durante o período, em oposição às reuniões de vários dias que exigem que os participantes passem tempo prolongado fora do escritório. Embora a maioria dos entrevistados continue a usar hotéis de grandes marcas e concorde que as propriedades de marca desempenham um papel importante na garantia de qualidade para suas reuniões, algumas têm aumentado a procura por locais alternativos e não residenciais.

“Não se trata apenas de unir funcionários para debate, mas de criar uma experiência que muda comportamentos e processos de pensamento. Em vez de estarem em uma sala tradicional, os participantes querem se encontrar em uma cabana na floresta onde sua criatividade seja estimulada, ou seja, em um ambiente no qual consigam criar uma maneira diferente de pensar”, destaca o VP de Reuniões e Eventos da Carlson Wagonlit para as Américas e Pacífico Sul, Tony Wagner.

Em termos dos recursos que os organizadores desejam ver nesses espaços alternativos, o relatório destacou a preferência por espaços de piso plano com assentos confortáveis e, muitas vezes, mobiliário leve que possa ser reorganizado à vontade pelos participantes ou organizadores da reunião. Eles observaram especificamente o declínio do interesse em configurações mais rígidas em sala de aula ou auditórios, que impedem a interatividade.

Os organizadores também enfatizaram a importância da luz natural para criar abertura e estimular a criatividade e também disseram que o acesso às áreas externas irá se tornar fundamental nos próximos cinco anos. Alterar os formatos de alimentos e bebidas também está entre as prioridades, seja acolhendo mais restrições dietéticas ou preferindo locais que podem oferecer opções criativas. Alguns até propuseram refeições e pausas mais longas para promover o networking.

Todas essas mudanças apontam para flexibilidade e oferecem experiências que podem ser personalizadas sob demanda. À medida que o mundo do consumidor se desloca em direção a esses objetivos, “a indústria se move para um ambiente onde os participantes procuram uma experiência pessoal, serviço exclusivo e conteúdo fornecido com base em preferências pessoais”, conclui o estudo.